丸紅情報システムズ

導入から20年以上経過したPBXをAvaya Officeで刷新。 5年間の維持・管理コストを半分から3分の1程度に削減

「導入から5年間の維持・管理コストを比較検討したのですが、 Avaya Officeは他社のソリューションに比べ、半分から3分の1 程度のコストで導入できます。PBXの知識を持った専門の業者に 依頼していた設定変更のためのコストを含めると、効果はさらに 高くなります。想像以上にコスト削減ができました。

「Infinite Ideas」という企業スローガン に基づき、限りないアイデアで、新しいビ ジネス価値を創造する会社を目指す丸紅情 報システムズ株式会社（以下、MSYS）。メ ビウスの輪をモチーフにしたシンボルマー クは、顧客のあらゆるビジネス課題に対し、 柔軟に形を変え、無限に広がる可能性を見 いだすという企業姿勢を標榜。顧客の期待 を超える新しい価値を提供し、信頼に応え る取り組みを推進している。

　事業内容としては、お客様のIT基盤を 支えるプラットフォームソリューション、先 端技術で高付加価値な“ものづくり”を提 案する製造ソリューション、確かな技術と 実績でコンタクトセンター構築を支援する コンタクトセンター／ネットワークソリュー ション、最適なソリューションをワンストッ プで提供するエンタープライズソリュー ションという、4つの事業を展開している。

　2015年に創立50周年を迎えたMSYSで は、さらにその先の100周年を迎えること ができるIT企業の実現に向けた新たな取り 組みも推進。常に、新しい技術、新しいサー ビスの開発に取り組んでいる。その一環と して現在では、コールセンター向けシステ ムおよび産業用3Dプリンターの分野に注 力している。それぞれの分野について、常 務取締役 管理部門統轄役員である大久保 修氏は、次のように語る。

「コールセンター向けシステムの分野で は、アバイアのコンタクトセンターソリュー ションを活用し、お客様の業務や業態に フィットしたCTIシステムを提案すること で、顧客満足度の向上と顧客拡大を支援し ています。また産業用3Dプリンターの分 野では、20年以上培ってきた経験と実績 を生かし、販売・サポートからソリューショ ンの提案まで、トータルにサービスを提供 しています。今後も、新たなサービスの創 出に取り組んでいく計画です」

課題

• 新しいオフィスへの移転に伴う電話システムの再構築
• 導入から20年以上が経過しているPBXの刷新
• 移動体通信と有線通信の融合による利便性の向上 

効果

• 簡単な設定変更はPBXの知識がない技術者でも5分程度で可能
• 設定変更を専門の業者に依頼するための作業コストを削減
• 5年間の維持管理コストを半分から3分の1程度に削減
• 1台の端末で、内線、外線、携帯に対応できるので作業効率が向上

新オフィスへの移転に伴い 電話システムの刷新を決定

MSYSは2016年5月初めに、新しいオ フィスに本社を移転した。これに伴い、電 話システムを刷新している。電話システム の刷新について大久保氏は、「旧オフィス では、導入から20年以上が経過している PBX（構内交換機）を利用していました。 PBXに大きな問題はなかったのですが、新 しいオフィスに移転することが決まったの で、新たな電話システムを導入することを 決めました」と語る。

旧オフィスでは、営業担当者にも各机に 固定電話が割り当てられていたが、営業担 当者は外出が多いため、固定電話はほとん ど利用されていなかった。金融・情報サー ビスソリューション事業本部 金融・情報 サービスソリューション第一部営業二課 課長補佐の國奥佳以氏は、「お客様がオ フィスに電話をかけてきても、誰もいな いため電話に出られず、迅速にお客様に 対応できませんでした」と話す。

「営業担当者は、外出していることが 多いので、普段はスマートフォンなどの モバイル端末しか利用していない状況で す。そこで新しい電話システムでは、移 動体通信と有線通信を融合し、オフィス にいるときには普段外出先で使ってい るモバイル端末を、固定電話の子機と して利用できるFMC（Fixed Mobile Convergence）サービスのような仕組 みを導入することが必要だと思っていま した」（國奥氏）。

新しい電話システムの導入では、旧オ フィスのようにすべての机に固定電話を 設置するのではなく、固定電話とモバイ ル端末の連携を意識した仕組みを導入す ることを決定。いくつかの製品・機器の メリット、デメリットを比較検討した結果、 2016年1月末にAvaya Officeを採用し た。大久保氏は、「旧オフィスと同じ国産 メーカーのPBXも最終選考に残った製品 の1つでしたが、総合的に判断してAvaya Officeに決めました」と当時を振り返る。

MSYSでは、5月初めの連休期間中 に新しいオフィスに移転することが決 まっていた。そのため4月末までには、 Avaya Officeの構築を完了する必要が あった。もっとも苦労したのは、約500 名（2016年4月1日現在）の従業員の電 話番号・内線番号の決定やオフィスのレ イアウトなどを迅速に決めることである。 番号やレイアウトが決まれば、Avaya Officeの導入、設定に関しては非常に 容易だった。

大久保氏は、「総務部の協力のもと、 オフィスのレイアウトや外線・内線番号 などの要件を迅速に決めることができま した。短期間で電話システムを構築でき た最大のポイントは、その後のシステム 導入が非常にスムーズであったことです」 と話している。

操作性や柔軟性を評価して Avaya Officeの採用を決定

MSYSが新しい電話システムにAvaya Officeを選定したポイントは、国産メー カーと同等またはそれ以上の使い勝手、 モバイル端末との連携性が高いこと、大 阪および名古屋のオフィスの電話システ ムとの容易な連携、クラウドベースの拡 張性や使いやすさ、組織変更に容易に対 応できる柔軟性などである。

大久保氏は、「管理部のすべての担当 者と、各部用に1台ずつの合計150台の 固定電話と390台のモバイル端末を導入 することで、顧客からの電話に誰かが対 応できる仕組みを実現しています。営業 担当者など、オフィスにいる時間が短い 担当者には、内線機能付きのモバイル端 末を支給しています」と話す。

また営業担当者が持ち歩くモバイル端 末を、内線電話として利用できる機能や、 外部からかかってくる電話を転送できる 機能も選定のポイントの1つ。さらに商 談中など電話に出られない場合に、ボイ スメールが残せる仕組みも有効だった。

國奥氏は、「以前は、海外製の電話シ ステムは使いにくいというイメージがあ り、当初は導入に対して抵抗感もありま した。しかし、Avaya Officeに関して、 いろいろと調べてみるとかなり改善され ており、デモを見て使いやすそうだと感 じたことも採用を決めた理由でした」と 話している。

半分から3分の1のコストで導入 他社に比べかなり先進的な電話

Avaya Officeの最大の特長といえる のは、PBXに詳しい技術者が不要な操 作性である。國奥氏は、「以前は、PBX の知識がなければ設定変更などの作業 はできませんでした。そのため専門の業 者に設定変更の作業を依頼しなければ ならず、作業コストが発生していました。 Avaya Officeは、簡単な設定変更であ れば、ブラウザベースのツールを利用し て、自席から5分程度で設定変更が可能 です」と話す。

導入コストが他社よりも大幅に削減で きることは、Avaya Officeを導入した 効果の1つだった。大久保氏は、次のよ うに語る。「導入から5年間の維持・管理 コストを比較検討したのですが、Avaya Officeは他社のソリューションに比べ、 半分から3分の1程度のコストで導入でき ます。PBXの知識を持った専門の業者に 依頼していた設定変更のための作業コス トを含めると、効果はさらに高くなりま す。想像以上にコスト削減ができました」

要件変更が容易なこともAvaya Officeを導入した効果である。これま では、要件変更が発生した場合、対応 までに1～2週間かかっていた。Avaya Officeは、少しのトレーニングにより、 総務担当者でも変更が可能な直感的な 操作性が評価されている。たとえば、1 度設定されたボタンの機能を、使い勝手 をよくするために変更したいなどの要望 が日々発生しているが、ほとんどの要望 はその日のうちに対応できるようになっ ている。

旧オフィスでは、メインに利用してい る他社製の電話機のほか、一部でアバイ アの電話機を導入していた。しかし当時 のアバイアの電話機は、旧型のため操作 性に課題があり、当初はAvaya Office の導入に抵抗する部門もあった。國奥氏 は、「当時のアバイアの電話機は、保留 や転送などの機能が使いにくいという課 題がありました。Avaya Officeは、操 作性が大幅に改善されているので、今で はほとんどの利用者が満足しています」 と語る。

大久保氏は、「ダイヤルインでも、携帯 番号でも、内線番号でも、1台のモバイ ル端末で対応できるので、作業効率が大 幅に向上しています。また音声に特化し たプロトコルの採用により、IPフォンで もデジタル電話とそん色のない高音質を 実現しています。さらに、誰からかかっ てきた内線なのか、ディスプレイに表示 されるのも便利です。Avaya Officeは、 他社の電話システムに比べてもかなり先 進的だと思います」と話している。

UC機能でさらにコストを削減 電話システムの拡販も計画中

MSYSでは、今後の取り組みの1つと して、より一層のコスト削減策を模索し ている。國奥氏は、「現在、キャリアの FMCサービスを利用していますが、今 後、Avaya one-X Mobileのアプリケー ションを導入し、無線LANに接続するこ とで、さらなるコスト効果が期待できま す。これにより、通信コストをより一層 削減することが期待できます。また、ア バイア製品の強みでもあるユニファイド・ コラボレーション（UC）機能を活用して、 会議システムなどと連携することで、出 張や移動のためのコストの削減や、迅速 な意思決定など、さらなる効果が期待で きます」と話す。

一方、大久保氏は、「今後、電話シス テムをデータセンターに移行することも 計画中で、別のアバイア製品の評価とと もに取り組んでいきたいと思っています。 また今回、構築した電話システムをパッ ケージ化したソリューションの拡販も計 画しており、すでに1社に納入が決まって います。こうした取り組 みに対し、今後 もアバイアの提案力やサポート力に期待 しています」と話している。

ソリューション

• Avaya Office