アイティメディア

本社移転を機にPBXをリプレイス 業務活性化、運用コスト削減だけでなく “働き方変革”の推進にも大きく貢献

「メディアの革新を通じて、情報社会を実現 し、社会に貢献する」という思いを根底に、 どのメディアよりもテクノロジーを詳しく、 分かりやすく伝えて情報基盤となることを 目指すアイティメディア株式会社（以下、 アイティメディア）。インターネット専業の メディア企業として、ITとその周辺領域で は国内最大級の規模を誇り、メディア広告 事業とリードジェネレーション事業の2つ のビジネスモデルを展開している。メディ ア広告事業は、月間で1.5億PV、2500万 UVを誇り、専門知識を持った記者による 信頼性の高い記事を毎月3, 000本以上配 信している。また、リードジェネレーショ ン事業では、企業向け製品／サービスの導 入検討に役立つ会員制の専門メディアを運 営し、専門性の高いコンテンツを活かして 見込み客を発見する、インターネットなら ではのユニークなビジネスモデルを展開し ている。

1999年12月の設立以来、アイティメディ アは常に進化し続けている。IT分野やエン タープライズ分野のメディア企業との合併、 米国TechTarget社と提携しリードジェネ レーション事業の開始、製造エンジニア向 けやエレクトロニクス専門メディアの開設、 iPhoneの日本発売に合わせたスマート フォン向けサービスの提供、節電・蓄電・ 発電に取り組む企業に向けた関連ニュース サイトの開設など、様々な分野に挑戦的で、 「社会基盤として価値となる専門的な情報を 人々に伝えていく」という姿勢を貫いている。

さらに会社が大切にするものの一つとして 「働く人を大事にすること」を公言しており、 社員がいつもポジティブに仕事に向き合い、 満足感も得られるような環境作りにも、い ち早く取り組んでいる。2011年から「次世 代育成支援行動計画」を掲げ、全ての社員 が能力を十分に発揮できるようにするため の行動計画を策定している。例えば、育児 との両立をサポートし短時間労働制度の導 入、フレックスタイム制度の導入や利用の 拡充、モバイルワーク対象社員を増やし業 務を効率化、など社員全員が働きやすい環 境を作ることに尽力している。

課題

• 従来の運用を変更せずにPBXを リプレイスしたい
• 設定や保守・メンテナンスにかか るコストを削減したい
• UC機能と連携させることで、 将来の働き方変革を推進したい

効果

• Avaya Officeの導入で、リプレ イス前同様の電話運用を実現
• 外注の業者を使わず、設定変更 や簡単なメンテナンスが可能
• チャット、プレゼンス、モバイル 連携など多様な拡張が可能

オフィス移転に伴いPBX（構内 交換機）のリプレイスを計画

事業拡大による人員増をきっかけに、アイ ティメディアが本社を移転したのは2016 年7月。

その際、どのようなオフィスにするか、ど のような働き方ができる場にしようかと考 える中で、今後の働き方変革へ柔軟に対応 出来る、音声コミュニケーション基盤が必 要と考えた。既存のPBXでは、従業員に 対して多様な働き方を実現する環境が提 供できないだろうと考え、本社移転のタ イミングでIP-PBXへリプレイスした。 管理本部 総務人事統括部 総務部 リー ダーの石野博之氏は、「これまでのPBX のシステムは、人員増で性能的に限界で した。また10年以上使用していて、保守 の期限切れも迎えていました」と当時を 振り返る。「編集や営業のスタッフが会社 に戻ることなく仕事を進めたり、自宅勤 務や育児をしながらもハンディなく仕事 ができる環境作りのために、音声プラス αのコミュニケーション手法を探ってい ました」と石野氏。新たなPBXに求めた のは、今後の“働き方変革”にも対応で きる機能だった。

6社7製品の競合から、 Avaya Officeを採用

新しいPBXの選定は、6社7製品による 競合でした。その結果選ばれたのが、ア バイアの販売代理店であるコニカミノル タが提案したAvaya Officeである。石 野氏は、「いま、私たちがやりたいこと、 そして今後展開していきたいこと、さ らにシステム規模が最もマッチするソ リューションが、Avaya Officeでした」 と語る。選定のポイントは、システム構 成がシンプルで、設定やメンテナンスが 容易で柔軟性があること。そして“働き 方変革”へと結びつくユニファイド・コ ミュニケーション（UC）機能が充実し ていることだった。UCとは、通信手段、 コミュニケーション手段を統合すること で、より高度なコミュニケーションを実 現すること。従業員の移動時間を減らし、 効率的な働き方を実現するには、UCの 機能が将来的に使えることは必須要件で あった。「以前からメールやチャットの 使用が浸透している企業文化を持ってい ましたが、部門毎に異なるシステムを利 用していました。今後はAvaya Office のUCの機能を利用して、音声コミュニ ケーションだけでなく、メール、チャッ ト、ビデオ、プレゼンスに関しては、単 一のプラットフォーム上で同期して提供 できるようになると、従業員の利便性も 高くなり、システム管理はさらに容易に なるでしょう」と石野氏は期待している。 さらに、Avaya Officeには、固定電話 とモバイル端末の連携を実現する拡張性 が整っていて、将来的な展開も判断して Avaya Officeを選定した。

一人一台が実現し、 内線の活用率が格段に向上

７月のオフィス移転と同時に、Avaya Officeは稼働を開始、フェーズ1とし て、まずは内線・外線のシンプルなデス クフォンとしてスタートした。「これま で電話は、社外とのやりとりで使われる ことがほとんどでした。社内のコミュニ ケーションは、メールやチャットを使う ことが多かったのですが、導入後、スタッ フが内線を利用する機会が格段に増えま した」と石野氏は語る。導入以前は、実 は一人一台の電話機があったわけではな く、部門代表にかかってきた電話に応答 するという使い方がメインであった。比 較的人数の少ない部署であれば二人で一 台を共有している状況であった。今回、 一人ひとりに電話機と内線番号が与えら れ、個人に確実につながる番号ができた ことにより、内線の活用率が大きく向上 した。

営業本部 ITインダストリー第二統括部 第六営業部の金澤諒氏は、「オフィスが 大きくなり、4ブロックでフロアが分か れたので、部署間の移動も時間がかかり 面倒になりました。しかし、内線番号で 個人に直接電話が掛けられるので、簡単 な問い合わせはほぼ内線で済ませられま す。これは、とても助かっています」と 話している。

システム上の運用や 使い勝手も大きく向上

システムの運用面では、設定変更の作業 の簡易さや直観的な操作性が大きく向上 している。PBXの詳しい知識がなくても 操作や設定ができるので、「メンテナンス も、ある程度なら自社でできるようにな り、対応のスピードもあがりました」と 石野氏は語る。PBXの知識をもった専門 の業者に外注しなくても済むため、メン テナンス等の運用コストを大幅に削減す ることができた。「以前は、電話機を増 やす場合、配線を再度し直さないとなり ませんでした。それがフロアをまたがる 場合は、さらに複雑でコストも時間もか かってしまいます。Avaya Officeを導 入したことで、IPのネットワークになっ たので、電話機を増やす場合、各スイッ チからの配線だけで済むようになりまし た。2016年10月にあった大きな組織の 見直しで、約100名の内線の設定を社内 で変更したのですが、私一人で、数時間 で完了できました。設定変更を外注しな いで済み、コスト削減には確実に貢献し ています」（石野氏）。

電話機の使いやすさも、スタッフには好 評だ。金澤氏は、「液晶面が大きくなって 見やすくなり、着信履歴が画面に出るの で、誰からの電話かひと目で分かります」 と話している。石野氏も、「システムに ユーザー名と内線番号を登録してあるの で、誰からの電話かわかり、着信履歴を 元に折り返しもすぐできるようになりま した」と語る。コミュニケーションが密 になり、仕事のスピードも上がる効果を 実感している。

働き方変革と連動した、 UC機能の活用を見据えて

アイティメディアでは、“働き方変革”を さらに推進し、UC機能の活用を模索し ている。石野氏は、「今後は、UC機能 を活かしたフェーズ2に入ります。これ まで以上に、各職種間、部門間のコミュ ニケーションを密にし、場所にとらわれ ない働き方を実現していくことが重要で す」と語る。外で仕事をする環境にとど まらず、音声、映像を活用し、リアル タイムで、面と向かって緊密なコミュニ ケーションができる手法。そのベースと なるのがAvaya OfficeのUC機能を活 かしたモバイルの推進です。