Informativa globale sulla privacy

La presente Informativa internazionale sulla privacy Avaya (“Informativa”) definisce l’approccio di^[1] Avaya in merito al rispetto delle norme sulla protezione dei dati nell’ambito del “Trattamento”^[2] “Dati personali”^[3]. Non sostituisce i requisiti specifici sulla protezione dei dati applicabili a un'unità o una funzione aziendale. Nei casi in cui le leggi e i regolamenti locali impongano ulteriori limitazioni sulla raccolta, l'utilizzo e la divulgazione dei Dati personali che non sono previste tra quelle contenute nella presente Informativa, le leggi e i regolamenti locali si considerano prioritari.

La presente Informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali allo scopo di garantire il rispetto degli standard di protezione dei dati stabiliti da Avaya, nonché delle leggi e delle normative vigenti in materia di privacy. Le direttive e/o linee guida relative alle attività di Trattamento dei Dati personali presso Avaya sono fornite ai dipendenti e agli appaltatori per mezzo di informative interne.

Il diritto sulla protezione dei dati definisce i diritti dei singoli individui in relazione alle modalità di Trattamento dei Dati personali. Qualora un'organizzazione non rispettasse il diritto sulla protezione dei dati, essa potrebbe incorrere in sanzioni imposte dalle autorità e dai tribunali nazionali responsabili per la protezione dei dati. Il Trattamento dei Dati personali da parte di Avaya e i Dati personali stessi sono coperti e regolati dal diritto sulla protezione dei dati.

Quando un’organizzazione procede al trattamento dei Dati personali con finalità proprie, la stessa è ritenuta “Titolare del trattamento” di tali dati ed è quindi primariamente responsabile dell’adempimento ai requisiti giuridici imposti dal diritto sulla protezione dei dati.

Quando, invece, un’organizzazione provvede al trattamento dei Dati personali per conto di una terza parte (ad es., contenuti conservati per conto di un qualsivoglia  cliente Avaya), la stessa è ritenuta “Responsabile del trattamento” di tali dati. In questo caso, è il Titolare del trattamento Dati Personali (ovvero il cliente Avaya) ad essere primariamente responsabile del rispetto dei requisiti giuridici imposti.

Suddetta Informativa, insieme alle Norme vincolanti d’Impresa: normative per il titolare e per il responsabile del trattamento (approvate dalle autorità europee di protezione dei dati), descrive le prassi generali di gestione dei Dati personali adottati da Avaya.

Avaya si impegna a garantire sempre la trasparenza in tutte le sue attività di trattamento Dati Personali e a rispettare tutte le leggi e le normative vigenti in materia di privacy. In virtù della sua vasta gamma di prodotti e servizi, tale funzione viene espletata attraverso varie dichiarazioni / o schede informative sulla privacy. A seconda del ruolo svolto (in qualità di Titolare del trattamento dei dati o Responsabile di tale trattamento), Avaya adotta un approccio a più livelli per informare accuratamente i propri clienti e/o i Soggetti interessati, ove previsto, in merito alla gestione dei loro Dati personali. Laddove Avaya risulti essere il Titolare del trattamento dei dati, è tenuta all’adempimento dei propri obblighi di trasparenza (ad es. riguardo Dati personali che Avaya raccoglie e conserva; in che modo Avaya raccoglie e conserva i Dati personali; le finalità per le quali Avaya raccoglie, conserva, utilizza e divulga i Dati personali, ecc.) tramite dichiarazioni sulla privacy ad hoc pertinenti; qualora invece Avaya funga da Responsabile del trattamento dati, provvederà a fornire informazioni ai suoi clienti (i Titolari del trattamento) in modo che questi ultimi siano in grado di adempiere ai propri obblighi di trasparenza.

Salvo diversamente concordato o stabilito da una qualsivoglia dichiarazione o scheda informativa sulla privacy più specifica, nel corso dell’attività Avaya trasferirà i Dati personali all’estero per sfruttare le sue risorse internazionali, comprese le società affiliate e le terze parti di fiducia, allo scopo di fornire le soluzioni richieste o effettuare le operazioni commerciali dell’azienda in altro modo. Ciò significa che i Dati personali forniti ad Avaya, sia nel suo ruolo di Titolare  che in quello di Responsabile del trattamento dati, saranno trasferiti a livello internazionale. Questo processo comprende vari tipi di Dati Personali: (i) da un lato, Dati Personali come dati di contatto aziendale e altre informazioni trattate da Avaya per concludere e gestire i contratti con i clienti aziendali, nonché i Dati Personali dei suoi dipendenti, e (ii) dall’altro, i Dati Personali necessari a fornire le soluzioni aziendali appropriate (generalmente considerato come “Trattamento per conto terzi” ai sensi delle varie disposizioni di legge sulla privacy). Quest’ultimo punto deriva principalmente da accordi contrattuali con i clienti dell’azienda e, in particolare, dall’utilizzo delle soluzioni fornite da Avaya di ciascuno (e dalla loro immissione di dati in tali soluzioni). Le tipologie di tali Dati Personali generalmente comprendono nome, recapiti (società, titolo / posizione, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo fisico), dati di connessione, dati di localizzazione, dati relativi a videochiamate / telefonate (registrazioni), dati e metadati conseguentemente derivati, ecc. Ulteriori informazioni in materia di privacy nell’ambito delle rispettive soluzioni Avaya sono disponibili nelle descrizioni delle offerte / dei servizi, nelle dichiarazioni / schede informative sulla privacy dei prodotti o sulla pagina Disposizioni sulla privacy nell’ambito dei prodotti aziendali.

Molti Paesi hanno adottato normative in materia dei trasferimenti internazionali dei Dati personali. Ad esempio, il diritto europeo sulla protezione dei dati vieta il trasferimento dei Dati personali in Paesi non facenti parte dell’Europa^[4] che non garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati, salvo i casi in cui l’ente preposto per tale operazione dia esecuzione ad uno dei meccanismi legali o contrattuali stabiliti per legge. In alcuni Paesi in cui Avaya opera, le autorità europee di protezione dei dati ritengono non vi sia un livello adeguato di protezione della privacy degli individui, né sufficienti diritti in materia di protezione dei dati.

Avaya è tenuta a intraprendere azioni appropriate al fine di assicurare che le attività di Trattamento dei Dati personali a livello internazionale vengano effettuate in modo sicuro e conforme alle leggi. Avaya ha implementato processi e controlli al fine di osservare questi requisiti. In Europa, Avaya ha ottenuto l’approvazione dalle Autorità garanti della protezione dei dati e ha adottato le sue Norme vincolanti d’impresa: normative per il Titolare del trattamento e per il Responsabile del trattamento internazionali, che definiscono un quadro normativo volto a soddisfare i requisiti di legge in materia di protezione dati (tali normative, incluse le loro appendici, ad es. “Procedure relative ai diritti degli interessati”, “Procedure di gestione dei reclami”, “Procedure di cooperazione”, “Procedure di accesso ai dati da parte delle forze dell’ordine”, ecc., sono integrate nel presente documento mediante appropriato riferimento e costituiscono parte integrante della presente Informativa). Tale quadro normativo si applica a tutte le attività di Trattamento dei Dati Personali ad opera di Avaya a livello globale.

Gli standard definiti nelle Norme vincolanti d’impresa Avaya (Titolare del trattamento) si applicano a livello internazionale a tutti i “Membri del Gruppo”^[1] nell’ambito delle attività di Trattamento dei Dati personali interne all’azienda allo scopo di espletare delle tali attività specifiche di Avaya, attività amministrazione della forza lavoro e gestione della catena di distribuzione. Qui di seguito è riportato un riassunto dei principi di base sulla protezione dei dati e degli impegni concreti che Avaya è tenuta a rispettare durante le attività di Trattamento dei Dati personali in qualità di Titolare del trattamento. Sono descritti in dettaglio nella suddetta informativa.

Principi di base

Principio 1 – Legittimità del Trattamento

• Avaya è tenuta a garantire che tutte le attività di Trattamento dati vengano effettuate nel pieno rispetto delle leggi applicabili.

Principio 2 – Correttezza e trasparenza

• Avaya, al momento della raccolta dati relativi ai singoli soggetti, è tenuta a informare e spiegare agli stessi le modalità di Trattamento dei relativi a tali Dati personali.

Principio 3 – Limitazione delle finalità

• Avaya si impegna a raccogliere e trattare i Dati personali unicamente per gli scopi noti al singolo soggetto o che rientrino nelle sue aspettative e che siano rilevanti per Avaya.
• Ad Avaya spetta altresì il diritto di trattare i Dati personali unicamente per finalità specifiche, esplicite e legittime; inoltre la stessa è tenuta a non favorire le attività di trattamento degli stessi se espletate con modalità risultanti non compatibili con tali scopi, salvo diversamente previsto dalla legge vigenti del Paese in cui i Dati personali sono stati raccolti.

Principio 4 – Minimizzazione e accuratezza dei dati

• Avaya è tenuta a conservare i Dati personali in maniera accurata e aggiornata.
• Avaya può unicamente procedere al trattamento Dati personali ritenuti adeguati, rilevanti e limitatamente a quanto necessario per le finalità per le quali i dati vengono trattati.

Principio 5 – Conservazione limitata dei Dati personali

• Avaya è tenuta a conservare i Dati personali per il solo periodo necessario a soddisfare gli scopi per i quali tali dati sono stati raccolti e trattati.

Principio 6 – Sicurezza, integrità e riservatezza

• Avaya è tenuta a dare attuazione a misure tecniche e organizzative idonee al fine di garantire un livello di sicurezza dei Dati personali adeguato al rischio per i diritti e le libertà delle singole persone fisiche.
• Avaya è tenuta inoltre a garantire che i fornitori di servizi ad essa erogati adottino a loro volta misure di sicurezza adeguate ed equivalenti.
• Avaya agirà conformemente ai requisiti in materia di ì notifica delle violazioni di sicurezza dei dati come disposto dalle legge vigenti.

Principio 7 – Diritti dei singoli individui

• Avaya è tenuta inoltre ad allinearsi alle Procedure relative ai diritti dell’interessato e risponderà a tutte le richieste di accesso ai Dati personali conformi al diritto applicabile.
• Avaya tratterà anche le richieste di rettifica o cancellazione dei Dati personali, e si occuperà di esercitare il diritto alla portabilità dei dati, di limitare o rifiutare il Trattamento dei Dati personali ai sensi delle procedure relative ai diritti dell’interessato. 

Principio 8 – Garanzia di una protezione idonea ai trasferimenti transfrontalieri

• Avaya non potrà trasferire i Dati personali a terze parti al di fuori dell’Europa senza prima garantire una livello di protezione adeguato.

Principio 9 – Tutela dell’utilizzo Dati personali ritenuti sensibili

• Avaya procederà con le attività di Trattamento dei Dati personali ritenuti sensibili solo previo consenso esplicito del singolo, salvo i casi in cui Avaya disponga di una fondamento legittimo alternativo che consenta di agire in tal senso conformemente alle leggi vigenti nel Paese in cui i Dati personali sono stati raccolti.

Principio 10 – Legittimazione del marketing diretto

• Avaya consentirà ai clienti di scegliere se disattivare la ricezione delle informazioni di marketing.

Principio 11 – Decisioni individuali automatizzate, incluse quelle sulla Profilazione

• Avaya garantisce di aver adottato tutte le misure atte ad allinearsi con le normative e le disposizioni vigenti in riferimento al diritto del singolo individuo a non essere soggetto a una decisione presa unicamente sulla base di attività di Trattamento automatizzate, ivi compresa la Profilazione, ad eccezione dei casi in cui tali attività siano autorizzate per legge.

Principio 12 – Responsabilità

• Qualora sia probabile che il Trattamento dei dati comporti un rischio elevato per i soggetti interessati, Avaya procederà con una valutazione dell’impatto sulla protezione dei dati.
• Avaya provvederà a conservare i registri delle attività di Trattamento dati sotto la sua responsabilità.
• Avaya implementerà il concetto di Privacy fin dalla progettazione e Privacy predefinita per i suoi nuovi sistemi e applicazioni.

Impegni concreti

Impegno 1 – Personale e assistenza

• Avaya deve disporre di personale e assistenza adeguati per garantire e vigilare sull’osservanza del rispetto della privacy durante tutto il ciclo di attività aziendali.

Impegno 2 – Formazione sulla privacy

• Avaya fornirà un’adeguata formazione sulla privacy ai dipendenti che hanno accesso permanente o regolare ai dati personali, che sono parte attiva del trattamento dei dati personali o dello sviluppo di strumenti utilizzati per trattare i dati personali ai sensi di quanto disposto dal Programma di formazione sulla privacy definito nell’Appendice 4 dell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al titolare del trattamento.

Impegno 3 – Verifiche

• Avaya provvederà a verificare la conformità con i principi di cui sopra e ad effettuare un controllo periodico sulla protezione dei dati ai sensi del Protocollo di verifica di cui all’Appendice 5 dell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al titolare del trattamento.

Impegno 4 – Gestione dei reclami

• Avaya è tenuta a garantire che il singolo individuo possa esercitare il proprio diritto di presentare reclamo e a gestire tali reclami conformemente alla Procedura di gestione reclami prevista nell’Appendice 6 dell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al titolare del trattamento.

Impegno 5 – Cooperazione con le Autorità garanti della protezione dati

• Avaya collaborerà con le autorità garanti della protezione dati in merito a qualsivoglia problema relativo all’Informativa Avaya sulle norme vincolanti d’impresa relative al titolare del trattamento, ai sensi della Procedura di cooperazione all’Appendice 7 dell’Informativa Avaya stessa.

Impegno 6 – Provvedimenti da adottare laddove le normative interne impediscano la conformità alle disposizioni Avaya presenti nell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al titolare del trattamento

• Laddove Avaya ritenga che la legislazione vigente impedisca all’azienda di adempiere ai propri obblighi conformemente alle disposizioni dell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al titolare del trattamento, o che tale normativa influisca in modo sostanziale sulla sua capacità di rispettare tali vincoli relativi al titolare del trattamento, Avaya si assicurerà di informare tempestivamente il Responsabile della privacy dei dati e l’entità UE responsabile della protezione dei dati, salvo diversamente vietato da un’autorità competente.
• Avaya garantirà che, in caso di conflitto tra la legislazione vigente e le disposizioni dell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al titolare del trattamento, il Responsabile della privacy dei dati prenderà una decisione responsabile in merito all’azione da intraprendere e, laddove vi fossero dubbi, riferirà all’autorità preposta alla protezione dei dati afferente alla giurisdizione competente.

Impegno 7 - Richieste governative di divulgazione dei dati personali

• Qualora un qualsivoglia Membro del Gruppo Avaya riceva una richiesta giuridicamente vincolante per la divulgazione dei Dati personali da parte di un’autorità preposta all’applicazione della legge o di un ente di sicurezza statale soggetto alle suddette disposizioni. dell’Informativa Avaya sulle norme vincolanti d’impresa relative al titolare del trattamento, è tenuto al rispetto della Procedura prevista dal governo per la richiesta dei dati stabilita nell’Appendice 9 della suddetta Informativa.
• In nessun caso sarà previsto il trasferimento di Dati personali da parte di qualsivoglia Membro del Gruppo Avaya a un’autorità preposta all’applicazione della legge, autorità statali o altre autorità governative in modo massiccio, sproporzionato e indiscriminato eccedente quanto necessario in una società democratica.

Gli standard definiti nelle Norme vincolanti d’impresa Avaya (Responsabile del trattamento) si applicano a livello globale a tutti i Membri del gruppo nell’ambito delle loro attività di Trattamento dei Dati personali per conto e secondo le istruzioni di un Titolare dei dati che non è Membro del gruppo, quali ad esempio nell’ambito della fornitura di un servizio a un cliente aziendale. Qui di seguito è riportato un riassunto dei principi di base sulla protezione dei dati e degli impegni concreti che Avaya è tenuta a rispettare durante le attività di Trattamento dei Dati personali in qualità di Responsabile del trattamento. Sono descritti in dettaglio nella suddetta informativa.
 

Principi di base

Principio 1 – Legittimità del Trattamento

• Avaya è tenuta a garantire che tutte le attività di Trattamento dati vengano effettuate nel pieno rispetto delle leggi applicabili.
• Avaya collaborerà e assisterà senza indebito ritardo, per quanto ragionevolmente possibile, il Titolare del trattamento dei dati nel suo adempimento ad allinearsi con gli obblighi previsti dal diritto applicabile sulla protezione dei dati. 

Principio 2 – Correttezza e trasparenza

• Avaya si impegna a supportare il Titolare del trattamento nel suo adempimento all’osservanza dei requisiti di comunicazione ai singoli in merito alle modalità di Trattamento dei Dati personali ai sensi delle leggi vigenti.

Principio 3 – Limitazione delle finalità

• Avaya provvederà al trattamento dei Dati personali unicamente per conto di, e in conformità con le disposizioni previste per il Titolare del trattamento. 

Principio 4 – Minimizzazione e accuratezza dei dati

• Avaya sarà altresì di supporto al Titolare del trattamento nella conservazione dei Dati personali in modo accurato e aggiornato.

Principio 5 – Conservazione limitata dei Dati personali

• Avaya provvederà a conservare i Dati personali solo per il periodo necessario conformemente ai termini del contratto o altro documento legalmente vincolante sottoscritto con il Titolare del trattamento. 

Principio 6 – Sicurezza e riservatezza

• Avaya darà esecuzione a misure tecniche e organizzative ritenute idonee alla tutela dei Dati personali trattati per conto di un qualsivoglia Titolare del trattamento dati.
• Avaya è tenuta a informare il Titolare del trattamento, senza ingiustificato ritardo, circa le violazioni alla sicurezza che potrebbero interessare i Dati personali trattati per conto del Titolare conformemente ai termini del contratto o altro documento legalmente vincolante sottoscritto con il suddetto Titolare.
• Avaya è altresì tenuta a osservare le disposizioni previste per il Titolare del trattamento in relazione alla nomina di qualsivoglia subappaltatore.
• Avaya è tenuta a garantire che i subappaltatori esterni si impegnino a osservare le disposizioni che siano conformi (i) ai termini del contratto o di un altro documento legalmente vincolante sottoscritto con il Titolare del trattamento (ii) a quanto previsto dall’Informativa Avaya  sulle norme vincolanti d’impresa relative al (Responsabile) del trattamento, e in particolare che il subappaltatore adotti misure di sicurezza equivalenti e adeguate. 

Principio 7 – Diritti dei singoli individui

• Avaya fornirà l’assistenza necessaria al Titolare del trattamento nel suo adempimento all’obbligo del rispetto dei diritti dei singoli individui.

Principio 8 – Responsabilità

• Avaya dovrà dimostrare la propria conformità al Titolare del trattamento dei dati.
• Avaya provvederà a conservare i registri delle attività di Trattamento dati che sta svolgendo per conto di un qualsivoglia Titolare del trattamento dati.
• Avaya supporterà il Titolare del trattamento dei dati nell’implementazione degli strumenti necessari per attuare i principi di Privacy fin dalla progettazione e Privacy predefinita.

Impegni concreti

Impegno 1 – Personale e assistenza

• Avaya deve disporre di personale e assistenza adeguati per garantire e vigilare sull’osservanza del rispetto della privacy durante tutto il ciclo di attività aziendali.

Impegno 2 – Formazione sulla privacy

• Avaya fornirà un’adeguata formazione sulla privacy ai dipendenti che hanno accesso permanente o regolare ai dati personali, che sono parte attiva del trattamento dei dati personali o dello sviluppo di strumenti utilizzati per trattare i dati personali ai sensi di quanto disposto dal Programma di formazione sulla privacy definito nell’Appendice 4 dell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al Responsabile del trattamento.

Impegno 3 – Verifiche

• Avaya procederà a verificare la conformità con i principi di cui sopra e ad effettuare un controllo periodico sulla protezione dei dati ai sensi del Protocollo di verifica di cui all’Appendice 5 dell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al Responsabile del trattamento.

Impegno 4 – Gestione dei reclami

• Avaya è tenuta a garantire che il singolo individuo possa esercitare il proprio diritto di presentare reclamo e a gestire tali reclami conformemente alla Procedura di gestione reclami prevista nell’Appendice 6 dell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al Responsabile del trattamento.

Impegno 5 – Cooperazione con le Autorità garanti della protezione dati

• Avaya collaborerà con le autorità garanti della protezione dei dati in merito a qualsivoglia problema relativo all’Informativa Avaya sulle norme vincolanti d’impresa relative al Responsabile del trattamento, ai sensi della Procedura di cooperazione all’Appendice 7 dell’Informativa Avaya stessa.

Impegno 6 – Provvedimenti da adottare laddove le normative interne impediscano la conformità alle disposizioni Avaya presenti nell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al Responsabile del trattamento

• Laddove Avaya ritenga che la legislazione vigente impedisca all’azienda di adempiere ai propri obblighi conformemente alle disposizioni dell’Informativa sulle norme vincolanti d’impresa relative al Responsabile del trattamento o ai sensi del presente contratto con il cliente, o che tale legislazione influisca in modo sostanziale sulla capacità di quest’ultimo di rispettare le Norme vincolanti d’impresa relative al Responsabile del trattamento, Avaya si assicurerà di informare tempestivamente (salvo diversamente vietato da un’autorità competente):
  • il Titolare del trattamento dei dati, ai sensi del Principio 2 di cui sopra (salvo diversamente disposto da una qualsivoglia autorità competente);
  • il Responsabile della privacy dei dati e l’ente UE responsabile della protezione dei dati; o
  • l’autorità di protezione dei dati appropriata, competente per il Titolare del trattamento dei dati e per Avaya.
• Ove riceva una richiesta legalmente vincolante di divulgazione dei Dati personali da parte di un’autorità incaricata dell’applicazione della legge o di un ente di sicurezza statale che sia soggetto alle sue Norme vincolanti d’impresa: normativa per il Responsabile del trattamento, Avaya garantisce che:
  • informerà tempestivamente il Titolare del trattamento dei dati, a meno che non sia vietato da un’autorità giudiziaria; e
  • metterà la richiesta in attesa e informerà l’autorità principale responsabile della protezione dei dati e l’autorità responsabile della protezione dei dati appropriata che sia competente per il Responsabile del trattamento dei dati, a meno che ciò non sia vietato da un’autorità incaricata dell’applicazione della legge o da un ente di sicurezza statale.

Avaya si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente Normativa in qualsiasi momento. Si prega quindi di consultarla regolarmente.

In caso di domande relative alle disposizioni della presente Informativa, ai diritti di un individuo ai sensi del presente documento e a qualsiasi altra questione relativa alla protezione dei dati, si prega di avvisare. contattare l'Ufficio per la sicurezza internazionale di Avaya.

Aggiornato: marzo 2023

¹ Con il termine “Avaya” si intende Avaya LLC (350 Mt. Kemble Avenue, Morristown, NJ 07960, Stati Uniti) e le relative società affiliate designate (“Membri del gruppo”); un elenco dettagliato di tali società è integrato nelle disposizioni presenti nelle Norme vincolanti d’impresa Avaya: Informativa per il titolare e il responsabile del trattamento come riferimento.

² Con il termine “Trattamento” si intendono tutte le attività effettuate sui Dati personali o loro serie, tramite mezzi automatizzati o meno, quali la raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, archiviazione, adattamento o modifica, recupero, consultazione, utilizzo, divulgazione mediante trasmissione, diffusione, allineamento o combinazione, regolamentazione, cancellazione o distruzione.

³ Con il termine “Dati personali” si intende qualsivoglia informazione correlata ad una persona fisica identificata o non identificabile (“Titolare dei dati”); si definisce persona fisica identificabile il soggetto che può essere identificato, direttamente o indirettamente, in particolare mediante un riferimento quale nome, numero di identificazione, dati di localizzazione, identificatore online o uno o più fattori specifici relativi all’identità fisica, fisiologica, genetica, mentale, economica, culturale o sociale di tale persona fisica.

⁴ Ai fini della presente Informativa, il termine Europa comprende lo Spazio economico europeo e la Svizzera.