VdK Baden-Württemberg verleiht mit Avaya Cloud Office sozial Benachteiligten mehr Gehör

Mit einem Bruttosozialprodukt von rund 3,8 Billionen US-Dollar (2020) zählt Deutschland nach wie vor zu den stärksten Volkswirtschaften der Welt. Trotzdem wird hierzulande die Kluft zwischen Arm und Reich immer größer. 2021 erreichte die Armutsquote der Bundesrepublik ein neues Rekordhoch: rund 16 Prozent der Bevölkerung – und damit mehr als 13 Millionen Menschen – müssen laut einer Studie des Paritätischen Wohlfahrtsverbandes inzwischen zu den Armen gerechnet werden, Tendenz steigend. „Die Leidtragenden sind vor allem Kinder, ältere, alleinerziehende und langzeitarbeitslose Menschen“, sagt Hans-Josef Hotz, Vorsitzender des VdK-Landesverbands Baden-Württemberg.

Als größter Sozialverband der Bundesrepublik vertritt der VdK Deutschland deshalb mit 13 Landesverbänden nicht nur die Interessen seiner mehr als 2,1 Millionen Mitglieder. „Wir mischen uns auch aktiv in die deutsche Sozialpolitik ein – beispielsweise, indem wir Einfluss auf Gesetzgebungsprozesse nehmen, mit der Politik im Gespräch bleiben sowie medienwirksame Aktionen und Kampagnen umsetzen“, so Hotz.

Mitgliedszahlen auf neuem Rekordhoch

Egal, ob es um Rente und Alterssicherung, um Gesundheit und Pflege, um Benachteiligung, um Familie oder Armut geht – im sozialen Bereich ist der VdK der richtige Ansprechpartner. So erstritt beispielsweise der Landesverband Baden-Württemberg 2021 für seine Mitglieder mehr als 16 Millionen Euro. Vor diesem Hintergrund wundert es nicht, dass der Landesverband kontinuierlich wächst: Inzwischen vertritt er rund 250.000 Menschen. Dementsprechend hat der Landesverband alle Hände voll zu tun.

Im Schnitt suchen monatlich 1.300 VdK-Mitglieder sozialrechtlichen Rat in den 35 baden-württembergischen VdKBeratungsstellen. „Mit Ausbruch der Coronapandemie mussten wir sämtliche Präsenzberatungen absagen und sie stattdessen telefonisch durchführen“, erinnert sich Heinz Leist, der beim VdK Baden-Württemberg die IT-Abteilung leitet. „Und zwar teilweise von daheim.“ Auch dies war der Pandemie geschuldet: Um der Ansteckungsgefahr durch Covid-19 vorzubeugen, schickte auch der VdK die Mehrzahl seiner rund 200 Mitarbeitenden ins Homeoffice. Die Folge: Die Zusammenarbeit mit Ratsuchenden, Kolleg:innen, Geschäftsstellen sowie mit anderen VdK-Verbänden verlagerte sich zunehmend auf Telefon, Videokonferenzen und E-Mails.

Allerdings legte der VdK-Landesverband großen Wert darauf, dass Mitarbeitende im Homeoffice Beratungen nicht über den privaten Telefonanschluss durchführen. Gesucht wurde also eine Lösung, die standortunabhängig zu betreiben ist und auch innerhalb eines Arbeitskreises weitergegeben werden kann. Fündig wurde der Sozialverband bei Avaya: „Mit der UCaaS-Lösung Avaya Cloud Office ließen sich unsere Anforderungen mühelos umsetzen. Zudem können wir die Lösung bei Bedarf um weitere Kommunikationsmöglichkeiten ergänzen“, sagt Leist.

UCaaS-Lösung überzeugte durch Leistungsumfang

Dass die Wahl auf die Cloud-Telefonie Avaya Cloud Office by Ring Central fiel, kommt nicht von ungefähr. Einerseits setzt der VdK-Landesverband in sämtlichen Geschäftsstellen bereits seit Jahren auf Avaya IP Office – und ist damit durchweg zufrieden.

Sicheres Hosting in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren

Zum anderen überzeugte der langjährige Beratungspartner und herstellerunabhängige Serviceanbieter WTG communication mit der hervorragenden Präsentation der UCaaS-Lösung. Ein weiteres wichtiges Argument für dasUCaaS-Angebot: „Avaya Cloud Office wird in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gehostet. Diese unterliegen deutschem Recht und sind verpflichtet, die Regeln der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten“, sagt Leist. „Damit sind wir in puncto Datenschutz auf der sicheren Seite – und zwar auch aus der Sicht des Betriebsrats und unseres Datenschutzbeauftragten.“

Die Implementierung der Lösung verlief dank der guten Vorbereitung durch den Avaya-Partner WTG communication reibungslos. „Kleine Stolpersteine bei der Parametrierung der Firewall schafften die WTG Expert:innen innerhalb kürzester Zeit aus der Welt“, lobt der IT-Leiter. So brachte das Projektteam die innovative Cloud-Telefonie in wenigen Tagen an den Start.

Telefonberatung aus dem Homeoffice nahtlos fortgesetzt

Heute verfügt der VdK Baden-Württemberg nicht nur über zentral gemanagte IP-Office-Anlagen in den 35 Geschäftsstellen, sondern auch über 50 Lizenzen von Avaya Cloud Office. Diese wurden nicht personalisiert, sondern lediglich den einzelnen Geschäftsstellen zugeordnet. Mitarbeitende, die via Homeoffice arbeiten müssen, nehmen sich einfach ihr Headset sowie das Geschäftsstellen-Notebook mit nach Hause und telefonieren dann ganz einfach über die darauf installierte Avaya-Cloud-Office-App.

„So konnten wir unsere Beratung trotz pandemiebedingter Kontaktbeschränkungen problemlos fortsetzen und schneller als ursprünglich geplant die Weichen für eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf stellen“, sagt der IT-Leiter. Schließlich hatte der Verband Möglichkeiten des dezentralen Arbeitens bereits vor Ausbrauch der Coronapandemie auf dem Zettel. Das Virus und die damit verbundenen Rahmenbedingungen haben die Umsetzung dann massiv beschleunigt.

Doch nicht nur das begeistert die VdK-Mitarbeitenden. Auch die einfache Nutzung des UCaaS-Angebots überzeugt. „Es brauchte weder umfangreiche Schulungen noch eine lange Einarbeitungsphase“, erinnert sich Leist. „Wir haben Avaya Cloud Office lediglich einmal kurz vorgestellt, und schon konnten die Kolleg:innen loslegen.“ Nicht zuletzt deshalb belegt Avaya Cloud Office in einem aktuellen Metrigy-Ranking in Bezug auf die positive Kundenzufriedenheit den zweiten Platz.

Solides Fundament für innovative Arbeitskonzepte

Aktuell nutzen die VdK-Mitarbeitenden die Cloud-Lösung lediglich zum Telefonieren. „Doch das ist erst der Anfang“, ist Leist überzeugt. Schließlich verfügt Avaya Cloud Office über einen herausragenden Funktionsumfang: Anrufe, Chats, Video-Meetings und Zusammenarbeit lassen sich über die App zentral steuern, Dateifreigaben, Aufgabenmanagement und virtuelle Teamräume per Mausklick organisieren. Zudem ebnet die Integration von mehr als 200 Geschäftsanwendungen den Weg zu einer passgenauen, cloudbasierten Unternehmenskommunikation.

Mittelfristig will der VdK Baden-Württemberg Avaya Cloud Office auch nutzen, um sozialrechtliche Beratungen per Videokonferenz anzubieten. „Aktuell lotet unser Datenschutzbeauftragter die dafür erforderlichen Rahmenbedingungen aus“, sagt der IT-Chef. Ob darüber hinaus weitere Kollaborationstools der Avaya-Plattform genutzt oder die dezentralen IP-Office-Anlagen möglicherweise komplett durch die cloudbasierte Telekommunikationslösung abgelöst werden sollen, wird verbandsintern noch diskutiert. Für IT-Leiter Heinz Leist steht jedoch schon jetzt fest: „Mit Avaya Cloud Office verfügen wir heute über ein solides Fundament, um innovative Arbeitsmodelle flexibel umzusetzen.“