MOTORTECH® GmbH: Mehr Mobilität, bessere Erreichbarkeit

IP Office und Carrier Services von Avaya als Basis für digitale Kommunikation aus einer Hand

Optimale Erreichbarkeit der Mitarbeiter, höchste Verfügbarkeit, Computer Telephony Integration (CTI), einfache Administration, flexible Ansagen, Rufumleitung: Die alte Telefonanlage der MOTORTECH GmbH in Celle ließ sich nicht mehr wirtschaftlich auf moderne TK-Funktionen umstellen. Mit IP Office und den Carrier Services von Avaya hat der Systemlieferant für Gasmotoren nun ein zukunftssicheres und digitales Fundament für die Sprachkommunikation geschaffen – weitere Ausbaumöglichkeiten inklusive.

„Wie auch bei anderen Produktionsbetrieben sind viele unserer rund 200 Mitarbeiter auf dem Firmengelände unterwegs. Eines unserer Hauptziele war es daher, künftig für eine hohe Erreichbarkeit dieser Mitarbeiter zu sorgen – sowohl für interne Anfragen von Kollegen, aber natürlich auch für externe Anrufe von Kunden“, beginnt Marcus Morig, Head of Information Technology bei der MOTORTECH GmbH. Die vorhandene, klassische Telefonielösung ließ sich nicht mehr ohne Weiteres auf die aktuellen technologischen Möglichkeiten einer modernen Unified-Communications- Plattform (UC) erweitern. MOTORTECH entschloss sich daher, auf Basis einer sorgfältigen Marktanalyse einen Anforderungskatalog für eine neue TK-Lösung zu erstellen – und dann das Projekt auszuschreiben. „Avaya war als Kandidat von Anfang an mit dabei“, schildert Marcus Morig, „denn unsere US-Konzernmutter setzte zu diesem Zeitpunkt bereits auf Lösungen dieses Anbieters, sodass wir hier unter anderem auch Synergieeffekte erwarten durften.“

Letztendlich konnte sich Avaya völlig unabhängig von der Empfehlung der Konzernmutter gegen die Mitbewerber durchsetzen. „Avaya überzeugte aufgrund des vorgelegten Gesamtkonzepts und der wirtschaftlichen Aspekte, wobei die Kosten der neuen Lösung nicht der hauptsächliche Treiber waren. Entscheidend war für uns die Funktionalität der neuen Anlage. Avaya zeigte sich uns vor allem von technischer Seite als attraktivster Anbieter, der all unsere Anforderungen an ein höherwertiges System bestens erfüllt“, erinnert sich Morig.

Unmittelbar nach der Entscheidung wurde mit der Installation von IP Office begonnen. „Wir haben etwa 150 der rund 200 Nebenstellen mit normalen IP-Telefonen ausgestattet“, sagt Marcus Morig. Hinzu kommen einige Mitarbeiter, die via Softphone, also mit Headsets, direkt und ohne „zwischengeschaltetes“ Endgerät von ihrem Computer aus telefonieren. Zudem wurde das gesamte Betriebsgelände von MOTORTECH IP-DECTfähig ausgeleuchtet. Ganz gleich ob Mitarbeiter aus der Produktion, die ihre Maschinen nicht einfach verlassen können, oder aus Verwaltung und Management, die aufgrund ihrer Funktion zwischen den Abteilungen unterwegs sind: Konsequent ausgestattet mit DECT-Telefonen, sind heute rund 50 Personen vollständig mobil und überall erreichbar.

Telefonie: Hohe Erreichbarkeit, einfache Funktionen

„Darüber hinaus können unsere Anwender auf UC-Funktionen zugreifen , die sich sehr einfach und benutzerfreundlich einrichten lassen“, fährt Morig fort. Hierzu zählen beispielsweise ein direkter Zugriff auf Kontaktdaten über eine Anbindung an die betriebswirtschaftliche Software (CTI-Integration), die Zurückverfolgbarkeit von Anrufen, das Erstellen von Anruflisten, Sammelumleitungen, Rufweiterleitungen auf Mobilgeräte oder Mailboxszenarien mit flexiblen Ansagen. Alle diese Funktionen stehen auch einem angebundenen Produktionsstandort in Polen zur Verfügung.

„Bei einem Wechsel von einem System zum anderen muss man den Anwendern vor allem den Mehrwert aufzeigen. Das ist uns dank guter Schulungen gelungen. Die Akzeptanz war daher von Anfang an hoch“, freut sich Morig und verweist in diesem Zusammenhang auch auf die gute Zusammenarbeit mit Avaya, bei der sich MOTORTECH immer ernst genommen und exzellent beraten fühlte. Wenig verwunderlich also, dass die Wahl auch in einem Nachfolgeprojekt erneut auf Avaya fiel.

Carrier Services: Ausfallsicherheit gesteigert

„Das Thema Carrier-Lösung kam während des Telefonieprojekts auf“, erzählt Marcus Morig. Nach Aufbau der UC-Lösung nahm MOTORTECH auch in puncto Carrier Services einen Anbietervergleich vor. Hier konnte sich Avaya ebenfalls bezüglich Leistungsumfang und Wirtschaftlichkeit durchsetzen. Heute verfügt MOTORTECH mit dem Produkt Eco Internet Leased Line Business über einen 100-Mbit-Glasfaseranschluss als Datenanbindung. Ein aufgesetzter SIP-Trunk mit 20 Kanälen bildet die Schnittstelle für den Carrier Service Eco SIP Premium von Avaya mit dem Tarif Voice Flatrate Plus.

Der Service beinhaltet eine Flatrate ins deutsche Festnetz/Mobilfunknetz via Internet und somit auch die kostenfreie Telefonie ins europäische und amerikanische Festnetz. Die Mitarbeiter in Celle können so mit dem Großteil ihrer Kunden, der Konzernmutter und auch mit dem MOTORTECHStandort in Polen kostenfrei telefonieren. Am Standort Polen ist zwar eine eigene Avaya-Telefonanlage in Betrieb, bei Störfällen kann der deutsche Standort jedoch über IP als Back-up dienen. In Celle selbst wurde für solche Störfälle eine Kupferleitung auf VDSL-Basis geschaltet. „Diese Redundanz in den Leitungstypen und den zugrunde liegenden Technologien sorgt für höchste Ausfallsicherheit bei gleichzeitig verschlankter Kommunikation mit nur einem Carrier-Anbieter“, stellt Morig fest.

Digitale Abläufe, geringerer Aufwand, Kostensicherheit

Auch sonst fällt die Bilanz des IT-Chefs rundum positiv aus. „Die Benutzerzufriedenheit ist deutlich gestiegen, weil sich viele Funktionen vereinfacht haben. Und wir können mit IP Office viele neue digitale Abläufe und Prozesse abbilden“, lobt er. Zudem hat MOTORTECH seine Außenwirkung verbessert – dafür sorgen flexible Ansagen, glatte Rufweiterleitungen zum gewünschten Gesprächspartner, gute Stellvertreterregelungen und eine verbesserte Menüführung des Anrufers, wenn die menschliche Annahmestelle gerade besetzt ist. „Wir haben die Komplexität unserer TK verringert, die Erreichbarkeit der Mitarbeiter gesteigert und die Ausfallsicherheit erhöht. Auch die angepeilten wirtschaftlichen Ziele sind erreicht: MOTORTECH konnte den administrativen Aufwand um ein Drittel reduzieren und in der Folgezeit deutlich unter den für TK angesetzten Kosten bleiben“, beendet Morig sein Fazit.

Auch künftig will MOTORTECH deshalb die Möglichkeiten der UCPlattform immer weiter ausloten und optimieren. So ist beispielsweise angedacht, die Mitarbeiter künftig über betriebseigene Smartphones anzubinden, indem sie sich unterwegs auf die Anlage einwählen und mit ihrer Firmennummer telefonieren. Auch sollen die Carrier Services nun das Wachstum des Unternehmens kontinuierlich begleiten.

Auf einen Blick

• Die MOTORTECH GmbH zählt zu den weltweit leistungsfähigsten Systemlieferanten für Gasmotoren – und wollte sich auch in puncto Telekommunikation auf einen modernen technologischen Stand bringen und digitale Prozess einführen. 
• Nach Marktanalyse und Ausschreibung fiel die Wahl auf IP Office und die Carrier Services von Avaya. Ausschlaggebend waren funktionaler Umfang, Wirtschaftlichkeit und der hohe Reifegrad des Gesamtkonzepts.
• Das wichtigste Ziel: Mit den Lösungen von Avaya hat MOTORTECH die Erreichbarkeit seiner Mitarbeiter für Kunden und Kollegen verbessert.

Ergebnisse

• Umstieg von reiner Telefonie auf eine moderne UC-Plattform
• Verbesserte (mobile) Erreichbarkeit der Mitarbeiter durch DECT-Ausleuchtung
• Kostenreduktion für internationale Anrufe durch Carrier-seitige IP-Flatrate
• Administrationsaufwand um 30 Prozent verringert
• Höchste Verfügbarkeit und großes Datenvolumen

Lösungen

• IP Office^TM
• IP- und DECT-Telefone
• Eco SIP Premium
• Eco Internet Leased Line Business
• Eco Internet Business xDSL