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Mevaco GMBH steigert Produktivität im Vertrieb durch digitalisierte Telefonieprozesse aus der Cloud
Die MEVACO GmbH entstand 1997 aus dem Zusammenschluss zweier Unternehmen und avancierte damit zum größten Lochblech- und Streckmetallhersteller Europas. „Wir sind zwar ein produzierender Betrieb“, macht E-Commerce-Manager Achim Ahrens gleich klar, „aber im Kern unseres Unternehmens stehen automatisierte und digitalisierte Prozesse.“
So wickelt MEVACO die Anfragen der rund 20.000 Bestandskunden – ausschließlich Gewerbetreibende etwa aus der Metall- und Baubranche, oder Großhändler – aktuell zu 60 bis 80 Prozent direkt über den Onlineshop ab.
Auch Neukunden können sich dort anmelden, Preise und Liefertermine abfragen oder ein individuelles Produkt mit dem MEVACO-eigenen „Configurator und Designer“ erstellen und sofort bestellen. Eine weitere Besonderheit: „Unser Vertrieb ist nicht im Außendienst tätig und betreibt keine proaktive Akquise“, sagt Ahrens. Vielmehr nehmen die rund 60 Vertriebsmitarbeitenden tiefergehende technische Fragen oder komplexere Auftragskonfigurationen auf, die von Kundenseite in den aktuell zehn Standorten, verteilt auf sieben europäische Länder, per Telefon oder E-Mail eingehen. Doch die bis 2021 vorhandene, analoge Telefonanlage war technologisch veraltet und unflexibel sowie durch die dezentrale Unternehmensstruktur auch in puncto Unterhalt und Wartung zu umständlich, zeit- und kostenaufwendig.
Standorte in Europa
Bestandskunden
Umsatz im Geschäftsjahr 2023
Herausforderung
- Aufbau einer cloudbasierten Telefonielösung für die externe Kommunikation
- Konnektivität mit der Salesforce-CRM-Lösung
Ergebnisse
- Telefonie für alle Standorte zentralisiert
- Vertriebsprozesse in SalesforceCRM integriert
- Administration vereinfacht
- Ausfallsicherheit maximiert
- Virtueller Austausch von TelefonieAgenten bei lokalen Engpässen ermöglicht
Wichtigste Anforderung: Integration der Cloud-Telefonie mit dem Onlineshop
Zu diesem Zeitpunkt entschied sich MEVACO, von der innerbetrieblichen Hardware auf eine zentrale, cloudbasierte Telefonielösung aus einer Hand und von einem Betreiber umzusteigen, um den Support und die Administration zu vereinfachen. Besonders im Fokus: Die neue Telefonieplattform sollte direkt mit dem Backend des Onlineshops – seit 2018 auf Basis der cloudbasierten Salesforce®-CRM-Lösung – verbunden sein, um auch die Prozesse im Vertrieb zu automatisieren und zu optimieren. „Die Konnektvität mit der Salesforce-CRM-Lösung war die wichtigste Anforderung. Ein Anbieter, der hier keine entsprechende Schnittstelle vorweise konnte, kam für uns nicht infrage“, blickt E-Commerce-Manager Ahrens zurück.
Speziell in diesem Punkt konnte Avaya in der Ausschreibungsphase durch die RingCentral-Integration voll und ganz überzeugen. Nach gründlicher Planung der Rufnummer-Portierung wurde daher Avaya Cloud Office im Jahr 2021 den Anwendern bei MEVACO ohne größeren Schulungsaufwand zur Verfügung gestellt. „Die Einführung der Telefonie verlief reibungslos. Doch diese initiale Einrichtung war nur der Grundstein. In den folgenden drei Jahren wurde Avaya Cloud Office immer weiter in die Systemlandschaft von MEVACO als IT-getriebenem Unternehmen integriert“, fährt Achim Ahrens fort.
Somit laufen heute nicht nur die Prozesse im automatisierten Onlineshop – beispielsweise Auftragsannahme und Angebotserstellung – in Minutenschnelle durch die verschiedenen ITSysteme, etwa in der Produktion oder durch das nahtlos integrierte ERP-System für Rechnungsstellung oder Lagerlogistik. Auch der gesamte Vertrieb kann durch die RingCentralIntegration von Avaya Cloud Office mit dem Backend der Salesforce-CRM-Lösung direkt von dort via Softphone telefonieren. Alle Kontakte, Bestellungen oder Angebote stehen dabei zur Verfügung, eingehende Anrufe werden sofort identifiziert und die zugehörigen Kundendaten angezeigt.
“Konnektivität mit der Salesforce-CRM-Lösung war unsere wichtigste Anforderung. Ein Anbieter, der das nicht leisten konnte, kam nicht infrage.”
—Achim Ahrens, E-Commerce-Manager, MEVACO GmbH
Avaya Cloud Office komplett eingebunden
„Die Vertriebsmitarbeitenden können so schnell und kompetent in das Gespräch mit den Kunden einsteigen“ – für E-Commerce-Manager Ahrens ein erheblicher Vorteil, da Bauunternehmen oder metallverarbeitende Betriebe oftmals unter enormem Zeitdruck stehen. „Und außerdem konnten wir mit Avaya Cloud Office die Reaktionszeiten bei Support und Wartung erheblich reduzieren.“
Darüber hinaus profitiert MEVACO noch von anderen Leistungsmerkmalen der Cloud-Telefonie. So wurden länder- oder standortspezifische Öffnungs- und Schließzeiten in der jeweiligen Sprache hinterlegt und dabei auch regionale Feiertage abgebildet. Diese und andere Ansagen administriert MEVACO in eigener Regie, zudem lassen sich neue User leicht selbst anlegen oder löschen. Als weiteres Plus können beispielsweise Mitarbeitende aus der dreisprachigen Schweiz bei Krankheit oder Urlaub einfach virtuell als Vertretung an Standorte in Deutschland, Frankreich oder Italien „ausgeliehen“ werden.
Alltagsgeschäft optimal unterstützt
Auch ist Avaya Cloud Office über eine Active-Directory-Integration mit den Office-Anwendungen von Microsoft® 365 synchronisiert, über die beispielsweise auch der Mailserver läuft. Mitarbeitende, die in der einen Software arbeiten, sind daher automatisch auch in den anderen Systemen als beschäftigt markiert. Und nicht zuletzt wurden von Avaya auch die Mitarbeitenden der Produktion in allen Standorten via DECT angebunden und sind nun jederzeit und überall auf dem Betriebsgelände erreichbar.
„Mit rund 150 Premium-Lizenzen für Avaya Cloud Office decken wir somit heute reibungslos unsere gesamte externe Telefonie ab – die rund 60 PowerUser im Vertrieb via Salesforce-CRM-Integration und die restlichen rund 100 Mitarbeitenden mithilfe normaler Anschlüsse“, kann E-CommerceManager Achim Ahrens daher zufrieden bilanzieren.
„Der Support von Avaya hat in vielen Fällen gute Lösungen für unsere Anforderungen gefunden, sodass Avaya Cloud Office unser Alltagsgeschäft optimal und mit höchster Ausfallsicherheit unterstützt.“
“Der Support von Avaya hat in vielen Fällen gute Lösungen für unsere Anforderungen gefunden, sodass Avaya Cloud Office unser Alltagsgeschäft optimal unterstützt.”
—Achim Ahrens, E-Commerce-Manager, MEVACO GmbH
Über die MEVACO GmbH
Die MEVACO GmbH ist einer der führenden Hersteller und Lieferant von Lochblech, Streckmetallen, Wellengittern und Schweißgittern in Europa. Das Unternehmen ging 1997 aus der Fusion der Unternehmen Seidl + Mayer und Sorst hervor und ist heute Teil der RMIG-Gruppe. Mit rund 160 Mitarbeitenden an zehn Standorten in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Frankreich, Italien, Ungarn und Polen sowie Partnern in Skandinavien, Rumänien, Tschechien, Slowenien und im Baltikum erreicht MEVACO über 20.000 Kunden und hat im Geschäftsjahr 2023 etwa 80 Millionen Euro Umsatz erzielt. Das Produktsortiment umfasst Standardprodukte sowie individuell konfigurierbare Produkte und wird regelmäßig erweitert.
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