Der Landkreis Vechta geht mit IP-Telefonie den nächsten Schritt zur digitalen Verwaltung

IP Office steigert die Auskunftsfähigkeit und erhöht so die Zufriedenheit der Bürger

Der Landkreis Vechta ist nicht nur der älteste Landkreis der Bundesrepublik, sondern zählt auch zu den wachstumsstärksten Wirtschaftsstandorten Norddeutschlands. Und das kommt nicht von ungefähr: Die Kreisverwaltung arbeitet kontinuierlich daran, ihre Services für Bürger und Unternehmen zu verbessern. Dazu trägt auch die virtualisierte Collaboration-Lösung IP Office von Avaya bei. Sie erschließt den rund 650 Mitarbeitern in der Kreisverwaltung und den Außenstellen leistungsstarke Werkzeuge, erhöht die Erreichbarkeit und schafft die Basis für effiziente, digitale Kommunikationsprozesse. Das freut Bürger und Kreisangestellte gleichermaßen.

Bundesweit gibt es fast 300 Landkreise. Einer davon ist Vechta. Doch er ist nicht irgendein Landkreis, sondern der älteste der Bundesrepublik. Seine Gründung am 19. Oktober 1945 gilt als Geburtsstunde der Selbstverwaltung auf Kreisebene in Deutschland. „Vielleicht liegt es ja an diesem besonderen Umstand, dass hier auch heute noch die Dinge entschlossener und mutiger angegangen werden als anderswo“, schmunzelt Gisbert Meistermann, IT-Leiter, Landkreis Vechta. Die niedersächsische Kreisverwaltung versteht sich als bürgernaher und fortschrittlicher kommunaler Dienstleister. Hohe Servicequalität sowie eine hohe Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitenden sind in ihrem Leitbild fest verankert.

Das zahlt sich aus, wie ein Blick auf die Zahlen zeigt: In der Region boomt die Wirtschaft, die Arbeitslosigkeit liegt bei gut vier Prozent. Und auch der demografische Wandel wirkt sich hier anders aus als bundesweit: Während viele ländliche Regionen mit Überalterung und Stadtflucht zu kämpfen haben, erfreut sich Vechta steigender Einwohnerzahlen. Seit 1939 ist die Bevölkerung im Kreis von rund 54.000 auf fast 140.000 Menschen angewachsen, ein Drittel der Bürger ist jünger als 25 Jahre.

Um die Nase bei Wirtschaft und Bevölkerung auch künftig vorn zu haben, treibt die Kreisverwaltung die Digitalisierung der eigenen Prozesse gezielt voran. „Wir wollen moderne Dienstleistungen mit hoher Qualität anbieten, technikgestützte Verfahren etablieren und unsere Kunden zuverlässig unterstützen – sowohl persönlich als auch am Telefon“, verweist Gisbert Meistermann auf die selbst gesteckten Ziele. Dazu braucht es vor allem eines: ausfallsichere, flexible und skalierbare Kommunikationsprozesse. Mit einer kreisweiten Kommunikationslösung auf Basis von IP Office hat die Verwaltung nun die technologische Grundlage für eine effiziente, flexible und hochwertige Kundenbetreuung der nächsten Generation geschaffen.
Die Bürger sind stets bestens informiert

„Dank Avaya sind unsere rund 650 Mitarbeiter heute viel besser erreichbar – egal, ob sie im Gesundheitsamt oder in der Kfz-Zulassungsstelle sitzen“, freut sich IT-Leiter Gisbert Meistermann. Kreisverwaltung und Außenstellen sind inzwischen in einem einheitlichen Telefonverbund integriert. Damit lassen sich alle Ämter und Außenstellen über eine zentrale Rufnummer erreichen. Früher mussten sich die Bürger verschiedene Nummern merken, denn Kreisverwaltung, Kfz-Zulassungsstelle und Gesundheitsamt befinden sich an unterschiedlichen Standorten. Mit IP Office spielt diese räumliche Trennung heute keine Rolle mehr.

Darüber hinaus tragen vorkonfigurierte Ansagen zur hohen Kundenzufriedenheit bei. Außerhalb der Geschäftszeiten wird der Bürger so automatisch über die täglichen Öffnungszeiten informiert. Ansonsten erfährt er schon nach dem ersten Klingelton, dass er an der richtigen Adresse ist und sein Gespräch schnellstmöglich entgegengenommen wird. „So fühlt sich der Anrufer direkt in guten Händen und nimmt deshalb eventuelle Wartezeiten auch bereitwilliger in Kauf“, sagt Meistermann.

Die automatisierten Ansagen helfen aber auch, die Bevölkerung breitflächig zu informieren – zum Beispiel, wenn durch Schnee, Sturm oder Hitze die Schulen im Landkreis geschlossen bleiben müssen. Dann erfahren die Eltern mit einem Anruf, ob sie ihre Kinder zur Schule schicken können oder nicht. „Diesen Service gab es zwar früher auch schon. Doch der Zugriff auf die Bandansage war durch die analogen Leitungen limitiert. Viele Anrufer hörten daher nur das Besetztzeichen. Mithilfe der Avaya-IP-Plattform informieren wir heute auf einen Schlag die Bürger über aktuelle Schulausfälle“, so der IT-Leiter weiter. Zudem existiert zu diesem Zweck seit Kurzem auch eine App namens „Biwapp“.

Darüber hinaus kann die Leiterin des Amtes für Bildung, Soziales und Integration die gewünschte Ansage bei Bedarf von zu Hause steuern – bei Schneestürmen und anderen Unwetterlagen eine immense Erleichterung. „Über IP Office kommunizieren wir wesentlich effizienter, ohne dass darunter der Service leidet. Im Gegenteil: Wir sind noch bürgerfreundlicher geworden“, ist Gisbert Meistermann überzeugt.

Dazu trägt auch die Einbindung mobiler Endgeräte bei. 150 Mitarbeiter sind per Mobile Twinning auch unterwegs unter ihrer Durchwahl zu erreichen und können sämtliche IP-Office-Funktionen bequem per Smartphone nutzen. Im Klartext heißt das: Anrufe weiterleiten, Nachrichten abhören oder auf das kreisweite Telefonbuch zugreifen – all das funktioniert in Vechta auch per Mobiltelefon. Und weil das Gesundheitsamt inzwischen lückenlos per DECT-Standard ausgeleuchtet ist, können die Mitarbeiter der Telefonvermittlung Gespräche überall per Schnurlostelefon entgegennehmen und weitervermitteln.

Kommunikation läuft wie am Schnürchen

So profitieren die Bürger von der innovativen Kommunikationsplattform, und auch die Mitarbeiter werden entlastet. Sie erkennen dank der Integration von Computer und Telefon (CTI) beispielsweise auch mit einem Blick, ob ein gewünschter Kollege gerade erreichbar ist, und können ihn dann direkt per Mausklick anwählen. Das verbessert die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Bürgern und vereinfacht die kreisinterne Kommunikation. „Früher musste ich oft mehrmals wählen, bis ich den gewünschten Kollegen ans Ohr bekam. Heute reicht ein Blick auf den PC-Monitor, um zu sehen, ob er überhaupt zu sprechen ist“, erklärt Projektleiter Frank Gattman vom Amt für zentrale Aufgaben. Zudem lassen sich Telefonkonferenzen und Anrufe per Mausklick starten und Headsets im Handumdrehen anschließen. „Inzwischen telefonieren bereits mehr als 50 Kollegen freihändig – sehr zur Freude unserer Betriebsärzte“, freut sich Gattmann. Schließlich trägt das Telefonieren per Headset nachweislich zu einer gesünderen Körperhaltung bei.

Alle Ausschreibungskriterien erfüllt

Gut ein Jahr nach der erfolgreichen Implementierung steht deshalb für Projektleiter Frank Gattmann und IT-Leiter Gisbert Meistermann gleichermaßen fest: „Die Entscheidung für IP Office von Avaya und den Implementierungspartner Secutron war goldrichtig. Wir hatten in unserer Ausschreibung 660 Anforderungen an die neue Telefonanlage definiert. Sie wurden alle ausnahmslos erfüllt.“ Darüber hinaus attestieren die beiden IT-Experten eine reibungslose Umstellung – dank der guten Vorbereitung von Secutron.

Auch künftig will der Landkreis seine digitale Kommunikationslandschaft gezielt weiterentwickeln. Geprüft werden beispielsweise interaktive Voice-Portale, die Anschaffung von Konferenzspinnen oder eine Investition in einen Alarmierungsserver. „IP Office erschließt uns vielfältiges Optimierungspotenzial, um unseren Aufgaben als innovativer und bürgerorientierte Dienstleister immer besser gerecht zu werden“, verspricht der IT-Leiter.

Ergebnisse

• Kostenreduzierung durch kreisweiten Kommunikationsverbund

• Hohe Skalierbarkeit

• Flexible Ansage- und Routingmöglichkeiten

• Integration von Computer und Telefonie (CTI)

• Verbesserte Erreichbarkeit

• Erhöhte Bürgerzufriedenheit

• Effizientere Kommunikation innerhalb des Kreises

• Einfache Administration der unternehmensweiten Kommunikationslandschaft

• Vielfältige Ausbaumöglichkeiten der digitalen Services

Lösungen

• IP Office™ Server Edition

• DECT-System

• Avaya one-X® Portal

• Avaya one-X® Mobil

• VoiceMail Pro

• IP Deskphones

• Softconsole

Über die Secutron Dresden GmbH

Die Secutron Dresden GmbH besteht seit 1990 als Dienstleistungsunternehmen im Telefonie- und IT-Bereich für kleine und mittelständische Unternehmen in Sachsen und Umgebung. Mit derzeit 20 Mitarbeitern projektiert, liefert und installiert das Unternehmen hauptsächlich Produkte und Lösungen des führenden Anbieters von Unified Communication – Avaya. Neben Kommunikationslösungen für Kunden aus den Bereichen Industrie, Dienstleistung und Handel entwickelt Secutron hochspezialisierte Lösungen für die Branchen Healthcare und Tourismus. Weitere Informationen finden Sie unter www.secutron-dresden.de