Avaya Spaces hilft einem Schulungsunternehmen, in der neuen Normalität zu wachsen

Halloran HR Resolutions Ltd., eine HR Personalberatung mit Sitz in Galway, Irland, ist ein erfolgreiches Beratungsunternehmen, das eine Vielzahl von Schulungsdienstleistungen für Kunden aus dem öffentlichen und privaten Sektor anbietet. Die angebotenen Trainings umfassen Dignity at Work (Schulungen zur Bekämpfung von Mobbing und Belästigung), Managemententwicklung, Management-Coaching, Mediation am Arbeitsplatz, Workplace Investigation und HR- und Mitarbeiterbeziehungen.

In der Regel werden alle Schulungsaktivitäten als Präsenz-Seminare an öffentlichen Orten, z.B. in den Konferenzräumen eines Hotels, abgehalten. Als COVID-19 im März 2020 ausbrach, wurden die Buchungen bei Michelle Hallorans HR Personalberatung wegen der Quarantänemaßnahmen abrupt und stark beeinträchtigt. Seminare wurden storniert und die Nachfrage brach völlig ein, da die Seminare nicht mehr wie gewohnt in einem Raum abgehalten werden konnten.

Ein verändertes Arbeitsumfeld

Michelle hätte sich niemals vorstellen können, dass ihre Trainings, die Best Practices für das Personalmanagement vermitteln, erfolgreich durchgeführt werden könnten, ohne dass sich die Teilnehmer alle in einem Raum treffen.

Vor der Pandemie begann ein Schulungstag in der Regel sehr früh und erforderte eine Reise zum Schulungsort. Sie musste mit dem IT/AV-Personal am Veranstaltungsort sicherzustellen, dass die Präsentationstechnologie richtig funktioniert und konnte nach erst nach Abschluss des langen Schulungstages nach Haus.

Traditionelle Herausforderungen

Ein Seminar findet nicht einfach so statt. Es braucht viel Vorbereitungsarbeit in den Wochen oder sogar Monaten vor der Veranstaltung und am Tag selbst. Die perfekte Planung eines Trainings für vielbeschäftigte Führungskräfte war eine typische Herausforderung, genauso wie die Auswahl eines für alle geeigneten Veranstaltungsortes. Sobald ein Veranstaltungsort bestimmt war, musste die Qualität seiner IT- und AV-Konnektivität garantiert werden. Dies nahm einen Großteil der Zeit in Anspruch und erforderte die Zusammenarbeit mit IT-Administratoren, damit die Präsentationen störungsfrei ihr Publikum erreichen.

Diese logistischen Herausforderungen hatten das Potenzial, das Geschäft negativ zu beeinflussen. Wenn Michelle keinen geeigneten Termin oder Veranstaltungsort finden konnte, bestand das Risiko, eine Seminarbuchung zu verlieren. Auch eine Verschiebung des Termins hätte negative Auswirkungen auf den Cashflow und die Geschäftsplanung.

Ein Online-Schulungsbereich

Während Michelle nach alternativen Plattformen suchte, um ihr Geschäft fortzusetzen, entdeckte sie die 60-tägige kostenlose Testversion von Avaya Spaces, einer innovativen und stabilen Videolösung für Online-Zusammenarbeit. Um an einer Schulungssitzung online teilzunehmen, benötigten ihre Kunden nur einen Browser, eine E-Mail mit einen Link zum Avaya Space, in dem die Schulung abgehalten wurde, einen PC mit einer Kamera und natürlich Zeit. Obwohl dies ein sehr einfaches Benutzermodell ist, war sich Michelle nicht sicher, ob ihre Kunden dieser neuen Art der Durchführung von Trainingseinheiten offen gegenüberstehen würden.

„Viele meiner Kunden hatten noch nie zuvor an einer Videokonferenz teilgenommen und es gab sicherlich Bedenken von ihnen, ob das tatsächlich funktionieren könnte“, sagte Michelle. „Mein Publikum ist vielfältig und in der Regel nicht IT-affin, und ich war sehr besorgt, dass sie nicht in der Lag e sein würden, an der Online-Schulung teilzunehmen oder die Plattform nicht verstehen würden.“

Glücklicherweise entschied sich eine der Abteilungen des öffentlichen Sektors, mit denen sie zusammenarbeitet, für Michelles Online-Trainingsangebot mit Avaya Spaces und Halloran HR Resolutions Ltd. führte ihr erstes erfolgreiches Online-Training für eine Gruppe von neun Managern durch, die über „Providing Meaningful Performance Feedback“ geschult wurden.

„Zum Glück lief alles erstaunlich gut und es gab keine Probleme. „Daumen hoch für Avaya und die Benutzerfreundlichkeit der Lösung“, sagte Michelle. „Da die Menschen seitdem von zu Hause aus arbeiten müssen, sind sie inzwischen an die Benutzung von Online-Tools gewöhnt. Eine Online-Schulung anzubieten, ist also nicht länger etwas völlig Unbekanntes.“

Mit ihrem neu gewonnenen Verständnis von Avaya Spaces kann Michelle nun vor einer Schulung allen Teilnehmern eine E-Mail- Vorlage mit ein paar einfachen Anweisungen senden – wie man einen Browser öffnet, wie man Avaya Space per Link öffnet, wie man Audio und Video einrichtet – der Rest hängt von ihrer Erfahrung und ihrem Fachwissen ab. Dies hat den logistischen Aufwand im Vergleich zu einem herkömmlichen Präsenz- Training erheblich reduziert.

Das Beste aus beiden Welten

Mit Avaya Spaces kann Michelle Halloran Präsentationen zeigen, mit ihrem Publikum interagieren und Dokumente mit Teilnehmern über eine umfassende Plattform teilen. Sie vermisst die früheren Zeiten nicht und wird nicht vollständig zum persönlichen Geschäftsmodell zurückkehren, sondern erkennt die Möglichkeiten, die diese Plattform auch nach der Pandemie bietet, um ihr Geschäft auszubauen. Sie hat ihr Angebot mit Avaya Spaces weiter ausgebaut und beabsichtigt, die Plattform auch in Zukunft zu nutzen und einen hybriden Ansatz verfolgen, der bei Bedarf Online-Meetings mit persönlichen Meetings kombiniert.

„Der persönliche Kontakt bleibt auch weiterhin sehr wichtig, da er es mir ermöglicht, mit dem Raum und meinem Publikum in Kontakt zu treten, Energie aus dem Raum zu erhalten und die Reaktionen auf die sprechende Person zu beobachten. All dies hilft mir, das beste Trainingsniveau intuitiver zu wählen“, erklärt Michelle.

„Es ist jedoch auf jeden Fall möglich, auch auf einer virtuellen Plattform ein effektives Ergebnis zu erzielen, und es gibt viele weitere Vorteile, Ich werde von nun an eine Mischung aus Vor- Ort und Online-Schulungen anbieten.“

“However, it is definitely possible to achieve an effective result on a virtual platform and there are so many other benefits that I shall be offering a blend of both face-to-face and online training from now on.”

Das Ergebnis sind effektivere Schulungen

Mit Avaya Spaces wurde es für Michelle viel einfacher, Termine zu identifizieren, die für alle teilnehmenden Führungskräfte funktionieren. Die Möglichkeit, von überall aus an einer Online-Schulung teilzunehmen, machte es den Teilnehmern leichter, Termine einzuhalten, was Last-Minute-Absagen und Stornierungen reduzierte. Sie fand auch heraus, dass die Teilnahme von zu Hause aus die Teilnehmer entspannter und engagierter macht. Es war auch ein großes Plus, die Pausen zwischen den Trainingssitzungen im eigenen Zuhause und nicht an einem fremden Ort zu verbringen. All dies trug zu einer ansprechenderen und besseren Schulungserfahrung bei.

„Eine Workshop-Sitzung war früher mindestens ein ganzer Tag, die Reisezeit inbegriffen. Bei virtuellen Sitzungen reicht oft schon ein halber Tag“, sagte Michelle.

Auch als Trainerin stellte Michelle fest, dass Online-Sitzungen Vorteile bieten. Ihre Reisezeit ist reduziert und aus technologischer Sicht ist Avaya Spaces zuverlässiger als ein fremder Ort, dessen AV-Hardware nicht mit allen Laptops kompatibel ist. Da Michelle sich weniger Sorgen um diese Aspekte machen muss, kann sie sich besser darauf konzentrieren, den Teilnehmern eine effektive Schulung zu bieten.

Avaya Spaces hat das Geschäft von Michelle Halloran auf eine Art und Weise verändert, die sie nie für möglich gehalten hat. Seitdem die Lösung eingesetzt wurde, waren die Ergebnisse schnell und deutlich sichtbar. Sie musste erneut bei Null anfangen, hat alle Buchungen zu Beginn der Pandemie verloren und verzeichnet nun ein Wachstum von fast 30 Prozent.

„Ich habe nicht zurückgeschaut, seit ich Avaya Spaces benutze und das Feedback meiner Kunden ist sehr positiv“, sagte Michelle Halloran. „Ich weiß, dass ich nicht mehr so arbeiten werde, wie es früher war – nur von Angesicht zu Angesicht. Von jetzt an werde ich einen gemischten Ansatz verfolgen, der allen Beteiligten mehr Optionen bietet. Wir beginnen mit einer persönlichen Sitzung und fahren anschließend mit virtuellen Sitzungen fort, um das Gelernte zu konsolidieren. Ich habe festgestellt, dass, wenn man einmal ein persönliches Meeting hatte, man beim nächsten Mal auch über die Avaya Spaces-Plattform sehr angenehme Gespräche führen kann.“