Aims Community College reduziert die durch das Telefonsystem entstandene Arbeitsbelastung dank Avaya Cloud Office by RingCentral um 30 %

Bereits vor dem Beginn von COVID-19 Anfang 2020 wollte das Aims Community College von einem traditionellen On- Premises-Telefonsystem von Avaya, das seit Jahrzehnten in Betrieb war, migrieren. Vor der massenhaften Schließung von Schulgeländen waren Studenten, Mitarbeiter und Lehrkräfte täglich auf dem Weg zum Aims Community College. Telearbeit war mit einem VPN möglich, wurde aber nur von Fall zu Fall genehmigt. Als die Notwendigkeit für Fernunterricht und Remote-Arbeit bestand, wusste Rhonda Johnson, Direktorin, Network und Telekommunikation für IT bei Aims Community College, dass das bestehende Telefonsystem des Colleges die Prozesse außerhalb des Campus nicht in großem Umfang unterstützen konnte.

Das Aims Community College ist eines der fortschrittlichsten Community Colleges in Colorado mit mehr als 200 Studiengängen und Zertifizierungsprogrammen, die alles vom Gesundheitswesen über die Luftfahrt bis hin zur Landwirtschaft umfassen. Das College spezialisiert sich auf flexible Bildungsangebote wie Tages- und Abendkurse und Online- Kursangebote. Das Aims Community College hat hochkarätige Dozenten und betreut über 8.000 Studenten an vier Standorten im Norden Colorados.

Johnson und ihr Team von Netzwerk- und Systemingenieuren begannen, mit den Teams von Avaya und ConvergeOne über Avaya Cloud Office by RingCentral zu sprechen, um eine Lösung für den Fernunterricht und die allgemeine Zusammenarbeit zu finden. Das cloudbasierte Telefonsystem stellt eine flexible Alternative dar, die die Arbeit an entfernten Standorten nahtlos mit umfassender, unternehmensgerechter Kommunikation unterstützen kann. Nachdem das College ein paar Monate lang von zu Hause aus mit Avaya Cloud Office gearbeitet hatte, konnte es den Machbarkeitsnachweis durchsetzen und wichtige Entscheidungsträger dazu bringen, die Investition zu genehmigen. Das Aims Community College begann im August 2020 mit der Umstellung. Das Ziel war es, jeden Monat eine vorher festgelegte Gruppe von Benutzern umzustellen. Das College konnte den Prozess beschleunigen und 650 seiner 800 Mitarbeiter innerhalb von nur zwei Monaten umstellen, und zwar mit der Option, bei Bedarf neue Benutzer hinzuzufügen zu können.

Mit Avaya Cloud Office waren Johnson und ihr Team in der Lage, die durch das Telefonsystem entstandene Arbeitsbelastung um mindestens 30 % zu reduzieren und gleichzeitig die Betriebszeit zu erhöhen - und das alles bei gleichbleibenden Kosten und verbesserten Kommunikationsfunktionen. „Der Wechsel zu Avaya Cloud Office während der Pandemie machte einen wesentlichen Beitrag zu unserer nahtlosen Umstellung auf Remote-Services aus. Es hat uns in der Pandemie unterstützt und wird ein wichtiger Service sein, während wir unsere hybride Umgebung und neue Telearbeitsrichtlinien weiterentwickeln“, sagte Brad Yoder, CIO/CTO des Aims Community College.

Unübertroffene Flexibilität, konkurrenzlose Qualität

Aims begann sofort, Produktivitätsverbesserungen durch die Verwendung von Avaya Cloud Office zu sehen, da die Benutzer jederzeit, überall und mit jedem mit dem Internet verbundenen Gerät zuverlässig kommunizieren können. Das College bietet zum Beispiel viele Praktikumsmöglichkeiten an, auf die die Studenten angewiesen sind, um Studiengebühren, Kostenerstattungen und in manchen Fällen sogar Geld zum Essen zu erhalten. Als die Pandemie zuschlug, traf das Aims Community College die Entscheidung, den regulären Lohn für Praktikumsarbeit weiter zu zahlen, auch wenn Studenten nicht an ihren Arbeitsplätzen auf dem Campus sein konnten. Nach der Umstellung auf Avaya Cloud Office konnte das College es den studierenden Praktikanten nahtlos ermöglichen, ihre Arbeit fortzusetzen, die normalerweise auf dem Campus zu erledigen gewesen wäre, unabhängig davon, wo sich die Studenten befanden. Die Studenten konnten zu Hause oder praktisch ortsunabhängige arbeiten, nachdem sie die Avaya Cloud Office Web App oder die Avaya Cloud Phone App auf ihr persönliches Gerät heruntergeladen hatten. Das war ein großer Vorteil für das College. „Die Studenten können jetzt in einer Kundenservice-Warteschlange sein und in Echtzeit Fragen beantworten und zusammenarbeiten. Keiner der Studenten wäre in der Lage gewesen, aus der Ferne zu arbeiten, ohne Avaya Cloud Office zu haben“, sagte Johnson.

Außerdem wurde den Mitarbeitern ermöglicht, nicht mehr das Schreibtischtelefon vor Ort benutzen zu müssen, denn Avaya Cloud Office bat Teilzeitmitarbeitern und Dozenten die Möglichkeit, eine dedizierte Arbeitstelefonnummer zu haben. Für ein Community College wie Aims ist das besonders wichtig, denn 80 % der Mitarbeiter vereinen das Unterrichten mit anderen Jobs und häuslichen Pflichten. Vor Avaya Cloud Office wurde nur festangestellten Mitarbeitern mit eigenen Büros eine dedizierte Telefonnummer zugestanden. Jetzt können alle Mitarbeiter und Dozenten, ob festangestellt oder nicht, mit einer dedizierten Aims- Telefonnummer überall und mit jedem Gerät anrufen, ein Meeting haben und Nachrichten senden. Es gibt kein Mischen von privater und geschäftlicher Kommunikation. Die gesamte Kommunikation ist organisiert und über verschiedene Geräte hinweg leicht zu verwalten.

Die Mitarbeiter und Dozenten profitieren außerdem von fortschrittlichen Funktionen wie Voicemail-to-Text, automatischer und manueller Anrufaufzeichnung, benutzerdefinierten Klingeltönen für dienstliche und private Anrufe und fortlaufendes Klingeln. (Voicemail-to-Text half dem Community College dabei, die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken, da keine Voicemail-Lizenzen mehr bezahlt werden müssen.)

Die Lösung hat sich auch bei der Einstellung und Bindung von Mitarbeitern als vorteilhaft erwiesen. Mit Avaya Cloud Office kann Aims Mitarbeiter für bestimmte Positionen aus der Ferne einstellen. Eine solche Einstellung hätte vorher nie stattfinden können. Das College hat auch langjährige Mitarbeiter, die während der Pandemie umziehen mussten, um sich um Familienmitglieder zu kümmern. Diese Mitarbeiter können auch weiterhin unabhängig von ihrem Standort beschäftigt werden.

Für Aims war auch die Möglichkeit wichtig, auf einfache Weise IVRs für Dutzende von Anrufwarteschlangen zu erstellen, von Studententransfers über Veteranenangelegenheiten bis hin zur Finanzabteilung. Mit Avaya Cloud Office konnte das College seine Fähigkeit, Anrufe von Studenten, Mitarbeitern und der Öffentlichkeit mit einfachen, klaren IVR-Anweisungen direkt weiterzuleiten, drastisch verbessern.

Vereinfachtes IT-Management und bessere Funktionalität ohne zusätzliche Kosten

Der flexible Charakter von Avaya Cloud Office funktioniert nicht nur für Lehrkräfte, Mitarbeiter und Studenten, sondern auch für Johnson und ihr Team. Genau wie alle anderen auf dem Campus kann das IT-Team von Aims unter Verwendung dieser Lösung jetzt von zu Hause aus oder praktisch von überall aus arbeiten..

Als öffentliches Cloud-System ist Avaya Cloud Office auch für sie exponentiell einfacher zu verwalten. „Wir können uns überall mit jedem Gerät anmelden, um Informationen anzuzeigen, Änderungen vorzunehmen und die Kommunikation sicher zu überwachen“, sagte Johnson. Angefangen bei der Verwaltung von Büronummern bis hin zur Einrichtung eines Auto-Empfangsmitarbeiters, alles kann mit einem Fingerdruck gemacht werden, um sicherzustellen, dass die Kommunikation verfügbar ist, wenn man sie braucht.

„Vor Avaya Cloud Office hatten wir einen Mitarbeiter für die Telekommunikation, der unser Ansprechpartner für alle Dinge war, die mit dem lokalen Telefonsystem zusammenhingen. Es war unglaublich kompliziert, das alte System zu verstehen, weil man jahrzehntelang Patches angewandt hatte. Es war stressig, wenn er in den Urlaub ging oder aus irgendeinem Grund nicht auf dem Campus sein konnte, da wir eine nicht gerade ideale Weiterleitung hatten. Mit Avaya Cloud Office müssen wir uns darüber keine Gedanken mehr machen. Jeder in unserem Team kennt das System auswendig, und jetzt sind wir alle gleichermaßen erreichbar, unabhängig vom Standort.“

Mit flexibler, digitaler Kommunikation in die Zukunft der Bildung führen

Da immer mehr Menschen geimpft werden und Studenten langsam zur Schule zurückkehren, arbeitet das Aims Community College daran, eine permanente hybride Lernund Arbeitsumgebung zu schaffen, die durch Avaya Cloud Office ermöglicht wird. Das Ziel ist es, flexiblere, personalisierte Erfahrungen zu schaffen, die wichtig sind. Die Schule soll bis zum Herbstsemester 2021 mit einem hybriden Modus voll funktionsfähig sein.

„COVID-19 hat unsere Denk- und Arbeitsweise bei Aims grundlegend verändert. Persönliche Anwesenheit wird geschätzt, aber Dinge passieren - das Leben passiert. Mit Avaya Cloud Office sind wir anpassungsfähiger und flexibler und können Probleme kreativer lösen. Wir sind Avaya für all die großartige Hilfe des Unternehmens dankbar“, sagte Johnson.